کارشناس BPMS کیست و چه شرح وظایفی دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) سرنام Business Process Management System چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار پارادایمی مدیریتی است که هدفش کنترل و بهبود فرآیندهای سازمانی در بستر فناوری اطلاعات است. بر مبنای این تعریف مشاهده می‌کنیم که BPM اوج تلاقی تمامی تجربیات مشترک، تفکرات و پیشرفت‌های حرفه‌ای در حوزه مدیریت کسب‌وکار است. نکته‌ای که لازم است به آن دقت کنید تعامل نزدیک دو مفهوم BPMS و BPMN است. به بیان دقیق‌تر، ابزارهای BMPS بر مبنای نمادهای BPMN کار می‌کنند. به این صورت که مدل‌ها بر مبنای علایم و نمادهای BPMN ایجاد می‌شوند تا خروجی کار گام به گام به مدل نهایی و قابل اجرا تبدیل شود. به همین دلیل فردی که به عنوان کارشناس BPMS قصدد احراز شغلی را دارد باید در ارتباط با فرآیندهای سازمانی، مفاهیم چارت سازمانی، تحلیل روندهای سازمانی، بهینه‌سازی روندهای سازمانی، طراحی فرم‌های سازمانی و استانداردهای ایزو اطلاعات کاملی داشته باشد. 

خودکارسازی اداری و BPMS چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

به‌طور کلی سامانه‌های خودکارسازی اداری راه‌حل‌هایی به منظور مدیریت داده‌های غیر ساخت‌یافته سازمانی مانند فایل‌های متنی، ویدیویی، ایمیل‌ها و نمونه‌های مشابه ارائه می‌کنند، در حالی که نرم‌افزارهای BPMS ابزاری برای مدیریت داده‌های ساخت یافته مانند فرم‌های اداری، درخواست کالا، صورت‌حساب‌ها و نمونه‌های مشابه هستند. بنابراین برای مدیریت یکپارچه و گردش الکترونیکی انواع مختلف داده‌های سازمانی به هر دو ابزار نیاز است. خودکارسازی اداری و BPMS را باید مکمل یکدیگر توصیف کرد که به منظور بهبود بهره‌وری سازمانی استفاده می‌شوند. 

یک کارشناس BPMS چه وظایفی دارد؟

اصلی‌ترین وظیفه یک کارشناس BPMS در ارتباط با امور مربوط به شناخت و تحلیل فرایندهای کسب و کاری همراه با طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری مربوطه به انضمام طراحی گزارش‌های آماری و گزارش‌های مدیریتی مرتبط با سازمان است. سازمان‌ها از یک کارشناس BPMS انتظار دارند با استفاده از نرم‌افزارهای مناسب، فرآیندهای کسب و کار مشتری را مدل‌سازی کرده و مدل تهیه شده را تحلیل، شبیه‌سازی و به‌طور مستقیم اجرا کند. در همین ارتباط لازم است به عنوان یک کارشناس BPMS با مباحث زیر آشنایی داشته باشید. 

چرخه حیات فرایندهای کسب و کار

مدیریت فرایند کسب و کار طی یک چرخه اتفاق می‌افتد. این چرخه شامل فازهایی است مرتبط با هم به شرح زیر است:

• شناسایی فرایند: در این مرحله، مشکل کسب وکار مطرح می­شود و فرایندهای مربوط به مشکل شناسایی و مرزهای فرایند و ارتباطشان با همدیگر مشخص می‌شود. خروجی شناسایی فرایند، معماری فرایند جدید یا به روزرسانی شده است که نمایی کلی از فرایندها در سازمان و روابطشان با یکدیگر را مشخص می‌کند. در برخی موارد، شناسایی فرایند به صورت موازی با تعیین شاخص‌های عملکردی انجام می­شود. در این کتاب، ما شناسایی شاخص عملکردی را با مرحله تحلیل فرایند پیوند خواهیم داد. شاخص عملکردی اتخاذ شده اغلب برای تحلیل فرایند استفاده می­شود.
• مدل‌سازی فرایند as-is : وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند می‌شود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید. BPMN کاملترین استاندارد مدل‌سازی فرایند در جهان است و تقریباً تمام سازمان‌های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN  مدلس‌ازی می‌کنند. علاوه بر این بیشتر BPMS های خوب دنیا استاندارد BPMN را به عنوان ابزار مدل‌سازی فرایند خود انتخاب کرده اند.
• تحلیل فرایند: در این مرحله، موضوعات مربوط به فرآیند وضع موجود شناسایی و مستندسازی می‌شود و درهر زمان که ممکن است با استفاده از شاخص عملکردی سنجیده می‌شود. خروجی این مرحله مجموعه‌ای ساختاریافته از مسائل است. این مسائل به طور معمول از نظر تأثیر آن‌ها و گاهی اوقات نیز از نظر تلاش مورد نیاز برای حل آن‌ها اولویت‌بندی می‌شوند.
• طراحی مجدد فرایند: هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک می‌کند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند. این به این معنا است که طراحی مجدد و تحلیل فرایند ارتباط بسیار نزدیکی دارند: چنانچه گزینه‌های جدید تغییرات پیشنهادی، قبلاً با استفاده از تکنیک‌های آنالیز فرایند تجزیه و تحلیل شده‌اند. در نهایت، امیدوار‌کننده‌ترین گزینه‌های تغییر که ترکیب شده‌اند، منجر به طراحی مجدد فرایند می‌شوند. معمولاً خروجی این مرحله مدل فرایندی to-be است که به عنوان پایه‌ای برای فاز بعدی به کار می‌رود. 
• پیاده‌سازی فرایند: در این مرحله، تغییرات مورد نیاز برای حرکت از فرآیند as-is به سمت فرایند to- be باید تهیه و اجرا شود. پیاده‌سازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار می‌دهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند. مدیریت تغییر سازمان به مجموعه‌ای از فعالیت‌های مورد‌نیاز برای تغییر شیوه کار مجریان فرایند اشاره دارد. از سوی دیگر، مکانیزاسیون فرایند به توسعه و استقرار سیستم‌های فناوری‌ اطلاعات یا نسخه‌های پیشرفته سیستم‌های موجود فناوری اطلاعات که از فرایندهای to – be پشتیبانی می‌کنند  اشاره دارد. بهترین ابزار برای پیاده‌سازی فرایندهای کسب و کار استفاده از نرم‌افزارهای BPMS است. نرم افزارهای BPMS زیادی در دنیا وجود دارند که همین تنوع باعث اشتباه کسب و کارها در انتاب صحیح ابزار می‌شود. به منظور انتخاب نرم افزار BPMS مناسب، تعدادی معیار و شاخص وجود دارد که در مدرسه مدیریت فرآیند می‌توانید شاخص‌های ارزیابی نرم‌افزارهای BPMS را مطالعه کنید.

یک کارشناس BPMS به چه مجموعه مهارت‌هایی نیاز دارد؟

به‌طور معمول، سازمان‌ها به دنبال جذب افرادی هستند که حداقل مدرک کارشناسی در مهندسی صنایع، فناوری اطلاعات، کامپیوتر را داشته باشد. علاوه بر این، حداقل دو سال سابقه کار مرتبط در این زمینه ضروری است. از مهارت‌های فنی که یک کارشناس BPMS باید به آن‌ها مسلط باشد به موارد زیر باید اشاره کرد:

• آشنایی با زبان‌های برنامه‌نویسی سی شارپ و آنگولار
• تسلط به مفاهیم BPM و مدل‌سازی فرآیندها با استاندارد  BPMN2
• آشنایی با نرم‌افزار  Bizagi
• آشنا با شیوه‌های تحلیل، طراحی، بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار
• تسلط به حداقل یکی از نرم‌افزارهای  BPMS
• تجربه مناسب در حوزه مدیریت پایگاه داده و مفاهیم طراحی، پیاده‌سازی و بهینه‌سازی بانک‌های اطلاعاتی
• توانمند در مستندسازی و ارائه گزارش
• آشنا به منطق کدنویسی
• برخی شرکت‌ها از افراد درباره میزان آشنایی آن‌ها با  HTML، CSS، JS و SQL سوال می‌کنند. 
• قدرت حل مسئله و تصمیم‌گیری
• مسئولیت‌پذیری بالا
• توانمند در مستندسازی و ارائه گزارشات